化粧品の在庫管理の課題とポイント｜自社だけで運用できない場合は？
化粧品の在庫管理は、
- 使用期限
- ロット
- 保管環境
- 販路ごとの引当ルール
まで含めて管理しないと、売上機会の損失だけでなく、廃棄コストや返品対応、ブランド毀損になる恐れがあります。
特に化粧品は多品種小ロットになりやすく、限定品や季節品の比率も高いため、在庫のズレがそのまま利益のズレになります。
一方で、在庫管理システムを入れれば解決するとも限りません。
商品特性に合った管理粒度を決め、現場で運用できるルールに落とし込み、販売チャネルや倉庫作業とつながる形で整備する必要があります。
この記事では、化粧品における在庫管理の重要性や課題についてより具体的に解説します。
化粧品の在庫管理の重要性
化粧品の在庫管理は、品質と売上、ブランドの信頼を守るための業務だと考えてください。
化粧品は使用期限やロット管理が前提となる商品であり、管理の精度がそのまま事業リスクとなります。
使用期限切れやロット不明の商品を出荷すると、回収対応や信用低下につながります。
ロット管理が不十分な場合、不具合発生時に対象を特定できず、過剰な回収やコストが発生する恐れも。
また、欠品や誤出荷は顧客満足度に関わる部分です。
化粧品はリピート購入が多いため、一度の配送トラブルが継続購入を止める要因になります。
さらに、新商品や限定品の入れ替えが早く、需要変動も大きいため、在庫が過剰になれば値下げや廃棄が発生します。
これらのリスクを回避するために、化粧品の在庫管理は慎重かつ正確におこなう必要があるのです。
化粧品の在庫管理は複雑
化粧品の在庫管理は、さまざまな要因から複雑になりがちです。
- 商品特性
- 販売チャネル
- 入れ替えスピード
- 管理項目
これらが重なり合い、管理業務が複雑化しやすいのです。
以下では、在庫管理が複雑化しやすい要因・課題について解説していきます。
商品ごとに適切な管理方法が異なる
化粧品はカテゴリーごとに成分や性質が異なり、保管条件も一律ではありません。
高温や直射日光を避ける必要がある商品、湿度管理が重要な商品など、管理基準は商品ごとに変わります。
さらに、同一ブランド内でも処方や容器の違いによって取り扱い注意点が異なるケースもあります。
これらをまとめて管理すると、品質劣化や出荷トラブルの原因になりやすいため、商品別に管理しなければなりません。
店舗・販売方法ごとに種類がある
化粧品は、ドラッグストア、百貨店、EC、卸、キャンペーンなど複数の販売方法で流通します。
そして、チャネルごとに出荷ロット、納品形態、梱包仕様が異なるため、同一商品でも在庫の扱い方が変わります。
また、店舗用とEC用を分けて管理するケースも多く、在庫が分散しやすい点が特徴です。
結果として、片方で欠品、もう片方で滞留といった非効率が発生しやすくなります。
化粧品の販売チャネルについては、以下の記事も参考にしてください。
＞化粧品の販売チャネルを整理｜市場推移から考える物流の役割
商品の入れ替えが早い
化粧品は新商品や限定品の投入頻度が高く、在庫のライフサイクルが短い商材です。
季節要因やトレンドの影響も強く、販売期間が限られる商品も少なくありません。
旧商品の在庫が残ったまま新商品が入荷することも多く、管理が追いつかないと値下げや廃棄につながります。
商品入れ替えの早さは、在庫管理の難易度を高める要因です。
在庫の把握が難しい
多品種小ロットでの入出庫が多い化粧品では、在庫数量の把握が煩雑になりがちです。
アナログ管理や属人的な運用では、記録漏れや反映遅れが発生しやすく、実在庫と帳簿在庫のズレが生じます。
特に複数拠点や複数チャネルをまたぐ場合、リアルタイムで正確な在庫を把握することはとても難しいです。
消費期限の管理難易度が高い
化粧品には使用期限や製造番号の管理が求められます。
ロットごとに期限が異なるため、単純な数量管理では不十分です。
特に注意しなければならないのが、期限切れ商品誤出荷。回収対応やブランド信頼の低下につながります。
そのため、先入先出しやロット単位での管理が必要になりますが、手作業での対応には限界があります。
これらの消費期限管理は、化粧品在庫管理の中でも特に難易度の高い要因といえるでしょう。
化粧品の在庫管理で抑えるべきポイント
化粧品の在庫管理は、単に数量を把握するだけの作業ではありません。
以下の3つが重要です。
- 消費期限
- トレンド
- 保管環境
これらを含めて管理する必要があります。
以下では、それぞれの管理方法のポイントや注意点について解説します。
消費期限
化粧品は使用期限や製造番号の管理が重要な商品です。
期限切れや期限間近の商品を誤って出荷すれば、回収対応や信用低下につながります。
そのため、ロット単位での管理と先入れ先出しの徹底が欠かせません。
特に複数ロットが混在する場合、数量だけで判断すると期限管理が崩れやすくなります。
消費期限を在庫情報とひも付け、出荷時に自動で判別できる仕組みを整えておきましょう。
トレンド
化粧品は流行や季節の影響を強く受けます。
売れ行きが急に伸びる商品もあれば、短期間で動かなくなる商品もあります。
在庫を多く抱えすぎると、値下げや廃棄が発生しやすくなるため注意しなければなりません。
一方で在庫を抑えすぎると欠品が起き、販売機会を逃します。
過去の販売実績や時期ごとの動きをもとにした在庫調整が必要です。
保管環境
化粧品は温度や湿度、光の影響を受けやすい商品です。
保管環境が適切でなければ、成分の劣化や容器の変形などが起こる可能性があります。
見た目では問題がなくても品質が低下しているケースもあり、クレームや返品の原因になります。
そのため、倉庫内の温度管理や直射日光対策をおこない、商品特性に合った保管環境を維持しなければなりません。
化粧品の在庫管理をスムーズにする2つの選択肢
化粧品の在庫管理を自社の人員だけでおこなうとトラブルの原因になります。
そのため、以下2つのいずれかの検討をおすすめします。
- 在庫管理システムの導入
- 化粧品物流のアウトソーシング
それぞれの特徴について、解説します。
在庫管理システムの導入
化粧品の在庫管理では、数量に加えてロット番号や使用期限、保管場所まで一元管理できる仕組みが必要です。
表計算ソフトや手書き管理では、更新漏れや確認ミスが起こりやすく、在庫差異の原因になります。
在庫管理システムを導入すれば、入出庫と同時に情報が反映され、在庫状況をリアルタイムで把握できます。
期限管理や先入先出しを仕組みで担保できる点も、大きなメリットです。
化粧品物流のアウトソーシング
自社ですべての在庫管理を行うと、保管環境の整備や人員確保、管理精度の維持にコストがかかります。
化粧品物流に対応した倉庫へアウトソーシングすれば、温度管理やロット管理、期限管理を前提とした運用が可能です。
さらに、流通加工やセット組み、出荷業務まで一括で任せることで、在庫管理と出荷の分断を防ぎ、業務全体のスピードを高められます。
化粧品の在庫管理は自社で無理をしない仕組みを
化粧品の在庫管理はとても煩雑であるため、自社だけで無理におこなおうとするとトラブルの原因になります。
本記事で紹介したように、数だけを把握する作業ではないため、精度も必要です。
そのため、在庫管理はアウトソーシングも検討してください。
煩雑な作業をアウトソーシングすることで、その他の作業に集中できる時間も生まれます。
ぜひ化粧品の在庫管理でお悩みの方は、改めて自社の課題を見つめ直し、新たな選択を検討してみてください。